Obsługa informatyczna firm

Patrząc na outsourcing IT dla swojej firmy, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Jedną z głównych kwestii są ukryte koszty. Ważne jest, aby unikać standardowych umów oferowanych przez dostawców, ponieważ często zawierają one ukryte koszty. Badanie przeprowadzone przez Leslie Willcocks i Guy Fitzgerald, w którym przebadano 76 organizacji i 223 umowy outsourcingowe, wykazało, że standardowa umowa zazwyczaj zawiera ukryte koszty, które mogą okazać się bardzo kosztowne.

Problemy z outsourcingiem IT

Projekty outsourcingowe często wiążą się z nieoczekiwanymi wyzwaniami. Jednym z największych wyzwań jest wdrożenie nowych procesów. Firma musi zapewnić, że nowe procesy są zarządzane i wdrażane prawidłowo. Choć może to być trudne zadanie, można je ułatwić dzięki skutecznej komunikacji. Kompleksowy plan komunikacji powinien być opracowany z myślą o wszystkich interesariuszach. Strategie powinny odpowiadać na pytanie „co ze mną?” i być dostosowane do różnych poziomów pracowników. Co więcej, powinny być ciągłe i spójne. Interesariusze muszą wiedzieć, że są słuchani i nie zostaną pozostawieni na lodzie.

Outsourcing może mieć wpływ na morale pracowników. Inżynierowie korzystający z outsourcingu mogą nie rozumieć kultury firmy i są mniej skłonni do inwestowania w krótko- i długoterminowe cele firmy. W rezultacie mogą być powolni w rozwiązywaniu problemów. Outsourcing wymaga również ciągłego przekwalifikowania pracowników i inżynierów. Firma może również mieć do czynienia z wahającym się harmonogramem IT. Co więcej, pracownicy mogą spotkać się z różnymi typami inżynierów, z których każdy może radzić sobie z problemami w inny sposób i może ukończyć konfigurację z niewielkim uwzględnieniem wewnętrznych standardów.

Outsourcing nie zawsze jest dobrym pomysłem dla firm, które polegają na usługach zewnętrznego działu IT. Jeśli pójdzie źle, firma może mieć trudności z unieważnieniem umowy i przywróceniem pracy IT we własnym zakresie. Wiele firm decyduje się na ponowne zlecenie pracy, jeśli umowa outsourcingowa nie działa, ale proces ten może być trudny.

Outsourcing może również przynieść katastrofalne skutki dla firm, które z niego korzystają. Firmy powinny od początku ustalić jasne oczekiwania i upewnić się, że są w pełni świadome, czego mogą oczekiwać od agencji. Upewnij się, że wszyscy interesariusze są świadomi tego, czego się od nich oczekuje, i poproś agencję outsourcingową o wyjaśnienie jej procesu. Zapytaj, czy różni się on od Twoich własnych procesów.

Komunikacja jest kluczowym aspektem każdego projektu. Musisz wiedzieć, nad czym pracuje zespół i jak przebiega praca. Gdy zespół jest rozproszony, trudno jest utrzymać kontrolę. Z tego powodu cyberbezpieczeństwo i ochrona danych intelektualnych są kluczowymi kwestiami.

Do’s i don’ts outsourcingu

Outsourcing to świetna opcja dla wielu firm, ale są pewne rzeczy, o których trzeba pamiętać. Outsourcing jest często kojarzony z brakiem kontroli i przejrzystości. W związku z tym, przed zatrudnieniem dostawcy należy odrobić pracę domową i opracować strategię projektu outsourcingowego, aby uzyskać najlepsze wyniki. Audrey Throne jest profesjonalną blogerką z tytułem magistra literatury angielskiej na Uniwersytecie w Birmingham. Napisała artykuły na temat technologii i zdrowia. Pracuje również z zespołem blogerów w Spectrumit.

Jedną z najlepszych praktyk w zakresie outsourcingu jest ustalenie jasnych procesów i procedur. Ustanowienie jasnych procesów zapewni, że wszystkie strony będą na tej samej stronie i że terminy zostaną dotrzymane. Na przykład, nie powinieneś zatrudniać wykonawcy, który potrzebuje 100% zaangażowania z Twojej strony, ale takiego, który jest w stanie pracować niezależnie. Przy zatrudnianiu wykonawcy, należy upewnić się, aby znaleźć taki, który może zrobić zarówno w biurze i zdalnie. W ten sposób można komunikować się z nimi regularnie i monitorować ich pracę.

Przy wyborze partnera outsourcingowego ważne jest, aby jasno określić różnicę między stawką a jakością usług. Usługi outsourcingowe są często tańsze niż zatrudnianie pracowników na pełen etat i mogą zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy w dłuższej perspektywie. Uważaj jednak, aby nie dać się nabrać na „tanie” opcje – czasami są one zbyt dobre, aby mogły być prawdziwe.

Zatrudniając zewnętrzny zespół sprzedaży, pamiętaj o dostosowaniu jego celów do ogólnego procesu marketingowego. Upewnij się, że zespoły sprzedaży i marketingu pracują razem, aby osiągnąć cele biznesowe i uzyskać cenny wgląd. Powinieneś również skonfigurować buyer personas, aby oba zespoły były skierowane do tych samych odbiorców.

Powinieneś również upewnić się, że firma outsourcingowa, którą wybierzesz, ma dobrą reputację i że nie brakuje jej terminów ani nie traktuje klientów niegrzecznie. Możesz to zrobić sprawdzając platformy internetowe. Platformy takie jak GoodFirms i Clutch mogą dać ci recenzje poprzednich klientów. Dodatkowo, możesz skontaktować się z obecnymi klientami firm outsourcingowych i zapytać ich o ich doświadczenia z nimi.

Ukryte koszty

Outsourcing wiąże się z czymś więcej niż tylko z ceną, którą podaje usługodawca. Istnieją również ukryte koszty, których firmy mogą nie być świadome. Firma EquaTerra, zajmująca się doradztwem w zakresie outsourcingu, dokonała przeglądu 10 najczęstszych ukrytych kosztów i daje firmom wskazówki, jak ich unikać. Należy również zauważyć, że ukryte koszty mogą być bardzo kosztowne, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.

Koszty związane z zatrudnieniem zasobów IT są bardzo zróżnicowane. Na przykład zatrudnienie jednego programisty może kosztować od 3 400 do 6 400 dolarów miesięcznie. Nie obejmuje to dodatkowych kosztów związanych z przerwami i godzinami nieproduktywnymi. Ważne jest, aby spojrzeć na całkowite koszty przed podjęciem decyzji, czy outsourcing jest odpowiedni dla Twojej firmy.

Innym ukrytym kosztem, że firmy powinny rozważyć jest koszt przejścia do nowego dostawcy. Większość firm nie uwzględnia tych kosztów przy wyborze nowego dostawcy. Dzieje się tak dlatego, że firmy nie są świadome tych kosztów i nie podejmują kroków w celu ich złagodzenia. Jerome Barthelemy, profesor w Audencia Nantes graduate school of management we Francji, zidentyfikował cztery rodzaje ukrytych kosztów, które zazwyczaj nie są widoczne.

Innym ukrytym kosztem outsourcingu jest koszt zatrudnienia ekspatriantów. Jest to dodatkowy koszt, ponieważ utworzenie zespołu offshore wymaga dodatkowego czasu i pieniędzy. Dodatkowo, firmy powinny rozważyć koszt szkolenia i zarządzania zespołami offshore. Na przykład, prywatna firma software’owa w USA ostatnio zleciła pewne prace rozwojowe do Indii. Lokalni inżynierowie musieli pracować po 22:00 każdej nocy, aby móc komunikować się z indyjskim zespołem. Zespół ten nadal pracuje do późna kilka nocy w tygodniu.

Niektóre z ukrytych kosztów związanych z outsourcingiem obejmują koszty zatrudnienia nowego zespołu, koszty serwerów i transferu wiedzy. Dzięki zrozumieniu tych kosztów, klienci mogą podejmować lepsze decyzje. Koszty te mogą wynosić od jednego procenta do 20 procent całkowitego kosztu outsourcingu projektu. Ważne jest, aby firmy rozważyły wszystkie potencjalne ukryte koszty outsourcingu IT i określiły, czy strategia outsourcingu jest właściwa dla ich firmy.

Outsourcing nie jest pozbawiony korzyści. Może pomóc firmom lepiej konkurować poprzez usunięcie kilku kosztów. Jednak może on również powodować brak spójności w firmie. Zespoły korzystające z outsourcingu mogą być źle przygotowane do poruszania się w nowym środowisku. Ponadto, mogą nie być świadome wszystkich zagrożeń i minusów. Może to skutkować słabą komunikacją, długiem technicznym i mniejszą spójnością zespołu.

Wybór dostawcy usług outsourcingowych

Wybierając outsourcowanego dostawcę dla swojej firmy, należy wziąć pod uwagę jego doświadczenie, wiedzę i ogólną wiarygodność. Powinny one być w stanie dostarczyć jakość usług, które potrzebujesz, a także powinny przestrzegać wyjątkowych standardów. Powinni również być w stanie pracować z kulturą i celami firmy. Jest to ważne, ponieważ firma outsourcingowa będzie działać jako rozszerzenie Twojej firmy.

Idealny dostawca outsourcingu to taki, który podziela te same cele, wartości i motywacje, co Twoja firma. Powinien być w stanie zrozumieć kulturę Twojej firmy, która obejmuje interakcje z klientami, cele i style komunikacji. Firma o takiej samej kulturze jak Twoja stanie się przedłużeniem Twojego zespołu i inwestycją w Twój sukces.

Firma BPO może wysłać formularz Request for Information, wymagający odpowiedzi na ogólne i szczegółowe pytania dotyczące potrzeb Twojej firmy. Zostanie on wykorzystany jako punkt odniesienia w zapytaniu ofertowym (RFP) lub zapytaniu o ofertę (RFQ). Na tym etapie nie należy eliminować kandydatów na podstawie ceny lub treści. W razie potrzeby zawsze możesz wprowadzić poprawki do swoich wymagań.

Ważne jest, aby wybrać dostawcę usług outsourcingowych, który rozumie prawa własności intelektualnej. Bezpieczeństwo poufnych informacji jest zagrożone, jeśli są one przetwarzane w krajach, w których nie obowiązują odpowiednie prawa własności intelektualnej. Ważne jest również, aby upewnić się, że partner outsourcingowy rozumie procesy biznesowe firmy. Powinien on być w stanie zapewnić jakość usług, której oczekujesz od niego.

Chociaż wybór partnera outsourcingowego może być trudny, jest to istotna część działalności firmy. Właściwy partner powinien zrozumieć i dostosować się do kultury, operacji i strategii marketingowej Twojej firmy. Lojalność klientów jest ściśle związana z ich doświadczeniami z daną marką. Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, nadal ważne jest, aby zapewnić najlepszą obsługę klienta.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]