Czym jest obsługa informatyczna firm?
Obsługa informatyczna firm polega na zleceniu dostawcy świadczenia usług na rzecz firmy. Firmy mogą zatrudnić zespół wewnętrzny lub dostawcę z innego kraju. Zaletą zatrudnienia dostawcy we własnym kraju jest to, że różnice w strefie czasowej i bariery kulturowe będą mniejszym problemem. Inne opcje obejmują outsourcing IT oparty na projekcie. W tym scenariuszu zatrudnia się dostawcę do realizacji konkretnego projektu, który nie należy do podstawowych funkcji biznesowych. Jest to zazwyczaj rozwiązanie tymczasowe, ale można również zdecydować się na długoterminową relację outsourcingową.
Wyciągnięte wnioski
Decydując się na outsourcing pewnych funkcji IT lub całych działów, warto wiedzieć, czego można się spodziewać. Niektóre usługi są niezwykle tanie, podczas gdy inne wymagają znacznych inwestycji zasobów wewnętrznych. W niektórych przypadkach lepiej jest zatrudnić partnera, który może spełnić te wymagania.
Wybierając partnera outsourcingowego, najlepiej wybrać takiego, który jest doświadczony i ma osiągnięcia w dostarczaniu usług, których potrzebujesz. Jednak tego typu relacji nie należy podejmować lekkomyślnie. Kluczowe jest przeprowadzenie sprawdzenia referencji i ustalenie punktów odniesienia przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego dostawcy.
Oprócz skupienia się na kosztach, ważne jest, aby upewnić się, że zespół IT może spełnić swoje obietnice. Jest to szczególnie ważne w przypadku outsourcingu krytycznych usług sieciowych IT. Chociaż takie posunięcie może być skomplikowane i ryzykowne, może również przynieść znaczne korzyści w zakresie wydajności i kosztów. Aby zminimalizować ryzyko, należy przyjąć rozsądną strategię pozyskiwania zasobów, wybrać elastyczne warunki umowy i upewnić się, że dział IT jest aktywnie zaangażowany w cały proces.
Sukces programu outsourcingu będzie zależał od tego, jak dużo zarządzania w niego włożysz. Chociaż dostawca usług zajmie się szczegółami technicznymi, ważne jest, aby monitorować wydajność całego programu. Bez właściwego zarządzania, outsourcing może prowadzić do zwiększenia złożoności, nieproduktywnych działań i zwiększonego stresu przywódców.
Związane z tym koszty
Obsługa informatyczna firm wiąże się z szeregiem kosztów. Obejmują one cenę płaconą firmie outsourcingowej, wynagrodzenie zdalnych programistów i inne koszty doraźne. Ponadto niektóre firmy ponoszą koszty związane z monitorowaniem infrastruktury IT, wykrywaniem podatności na zagrożenia i generowaniem alertów. Koszty outsourcingu zależą od charakteru pracy i wymagań klienta.
Outsourcing może zmniejszyć koszty rozwoju i poprawić jakość aplikacji. W rzeczywistości jedno z badań Gartnera wykazało, że firmy, które zleciły obsługę informatyczną firm na zewnątrz, zaoszczędziły 15 procent swoich ogólnych budżetów na IT. Praca z doświadczonym partnerem outsourcingowym może również pomóc firmom uniknąć kosztownych błędów, które skutkują przekroczeniem budżetu. Niezależnie od rodzaju outsourcingu, który wybierzesz, ważne jest, aby skorzystać z porad, jak uniknąć powszechnych pułapek.
Outsourcing IT może również obniżyć koszty operacyjne. Na przykład towarzystwa ubezpieczeń zdrowotnych obniżyły koszty przetwarzania roszczeń, zlecając operacje na danych firmie IBM. Model outsourcingu IT zapewnia przedsiębiorstwu wiele umiejętności i wiedzy specjalistycznej po przystępnej cenie. Oprócz wiedzy technicznej, większość dostawców usług informatycznych oferuje również narzędzia do monitorowania i automatyzacji.
Tworzenie oprogramowania we własnym zakresie wiąże się również z szeregiem wydatków, w tym zatrudnieniem wewnętrznych programistów i stworzeniem infrastruktury informatycznej. Kolejnym obszarem wydatków są licencje na oprogramowanie.
Rozważania przed zatrudnieniem dostawcy usług outsourcingowych
Przy zatrudnianiu dostawcy outsourcingu IT, ważne jest, aby wybrać dostawcę, który oferuje odpowiednią równowagę między jakością i kosztami. Ponadto, ważne jest, aby rozważyć zasoby i technologie dostępne przez dostawcę. Poproś o referencje i studia przypadków, a także sprawdź witryny z recenzjami online, aby upewnić się, że mogą one spełnić Twoje potrzeby.
Oprócz wiedzy technologicznej, sprzedawca powinien być również zaznajomiony z Twoją branżą. Dzięki temu nie będą musieli spędzać dużo czasu na poznawaniu wymagań Twojego projektu. Ponadto dostawca IT, który rozumie Twoją branżę, może pomóc Ci uniknąć czasochłonnych procesów wdrożeniowych. Upewniając się, że dostawca outsourcingu IT jest dobrze zorientowany w swojej dziedzinie, można mieć pewność, że mogą one dostarczyć.
Komunikacja jest istotną częścią każdego zespołu. Upewnij się, że twój dostawca outsourcingu może skutecznie komunikować się z tobą, jak również ludzi, którzy z nimi pracują. Ponadto, upewnij się, że planujesz regularne spotkania, aby zapewnić, że nie ma nieporozumień. Wreszcie, upewnij się, że można się dobrze dogadać. Twój dostawca outsourcingu IT powinien być w stanie dostarczyć zarówno na oczekiwania i budżetu. Rozważ zatrudnienie dostawcy, który jest nie tylko opłacalny, ale również w stanie zapewnić firmie wartość, której potrzebuje, aby konkurować z konkurencją.
Koszty outsourcingu IT mogą być znacznie niższe niż zatrudnienie zespołu wewnętrznego. Dodatkowo, nie będziesz musiał się martwić o płacenie za aktualizacje sprzętu, zwolnienia lekarskie czy świadczenia pracownicze. Dostawca może zapewnić gotowy do reakcji zespół IT i bezpieczne działanie za niższą cenę. Dzięki temu możesz skuteczniej konkurować i zwiększyć swoją konkurencyjność.
Znalezienie usługodawcy w obcym kraju
Jeśli jesteś właścicielem firmy szukającym oszczędności i zwiększenia elastyczności, outsourcing projektów IT do innego kraju może być dobrym pomysłem. Istnieje jednak kilka kwestii, które należy rozważyć przy ocenie, z którym krajem warto współpracować. Na przykład, znalezienie dostawcy usług, który mówi w Twoim języku może być nieco trudne.
Przede wszystkim musisz wziąć pod uwagę różnicę czasu. Godziny pracy pokrywają się w obu krajach, ale nie są to te same godziny. Po drugie, czynnikiem jest również klimat. Sroga zima lub super gorące lato mogą wpłynąć na komunikację i współpracę, a to z kolei może wpłynąć na koszty usług outsourcingowych.
Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest niedobór talentów. Przy pozyskiwaniu z zagranicy ważne jest sprawdzenie puli talentów w danym kraju i dostępności specjalistów IT. Polska, na przykład, jest popularnym krajem outsourcingu dla firm. Jej wysoki poziom znajomości języka angielskiego plasuje ją na 16 miejscu na świecie.
Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze kraju zagranicznego dla potrzeb outsourcingu IT jest strefa czasowa. Być może będziesz musiał pracować z pracownikami, którzy mają różne strefy czasowe, ale istnieją sposoby na pokonanie tego problemu. Jedną z opcji jest wykorzystanie spotkań Skype do komunikacji z pracownikami, co może być pomocne, jeśli różnica czasu jest minimalna. Z drugiej strony, jeśli masz projekt o wysokim priorytecie, może być potrzebna komunikacja w czasie rzeczywistym.
Przejrzystość
Jednym z najważniejszych aspektów obsługi IT dla firm jest przejrzystość. Firmy, którym brakuje przejrzystości, mogą wykorzystywać pieniądze i czas swoich klientów do opracowania czegoś, czego nie będą mogli użyć. Mają również tendencję do ukrywania procesu, którego używają do opracowania produktów. Powoduje to szereg problemów w biznesie. Przejrzystość jest niezbędna do utrzymania zadowolenia klientów.
Ostatnie badanie przeprowadzone przez Computing Technology Industry Association wykazało, że prawie połowa organizacji zleca informatykę na zewnątrz. Wśród tych, którzy nie korzystają z outsourcingu, głównym powodem były koszty, ale kluczowym problemem była również przejrzystość. Prawie jedna trzecia respondentów nie była pewna procesu i chciała mieć więcej informacji o firmie.
Przejrzystość ma kluczowe znaczenie zarówno dla jakości pracy, jak i wyników projektów. Chociaż nie każdy członek zespołu outsourcingu IT powinien wiedzieć wszystko o projekcie, przejrzystość jest niezbędna do dostarczenia wysokiej jakości wyników. Na przykład, dostawca powinien być w stanie dostarczyć szczegółowych informacji na temat infrastruktury bezpieczeństwa, z której korzysta.
Dobrej polityce przejrzystości towarzyszą wysokie standardy bezpieczeństwa. Firmy, które są naprawdę przejrzyste, będą przestrzegać zasad i przepisów bezpieczeństwa. Firmy te powinny również regularnie spotykać się z pracownikami, aby omawiać nowości i pytania dotyczące firmy. Spotkania te powinny być również wykorzystywane do budowania lojalności z pracownikami oraz do przekazywania informacji o firmie.
W umowie SLA na obsługę IT dla firm, firma może żądać określonego poziomu usług w oparciu o określony zestaw metryk. Metryki powinny być łatwe do zmierzenia i odzwierciedlać czynniki znajdujące się pod kontrolą dostawcy usług. Ważne jest, aby unikać stosowania metryk o nadmiernych wymaganiach dotyczących gromadzenia danych i raportowania. Ważne jest, aby ustalić rozsądne poziomy wydajności jako podstawę dla umów SLA. Te poziomy bazowe będą weryfikowane i dostosowywane w miarę potrzeb w trakcie trwania umowy.
Najlepiej, jeśli SLA będzie zawierała definicję kluczowych pojęć i krótki opis każdego z nich. Powinna również zawierać informacje o godzinach zasięgu i dostępności oraz o tym, za co odpowiedzialny jest partner outsourcingowy. Na przykład, umowa SLA powinna jasno określać obowiązki zewnętrznego partnera wsparcia, w tym jak i kiedy będzie on zapewniał wsparcie dla firmy. Ponadto, powinna zawierać wszelkie polityki i wykluczenia, które mogą wynikać z umowy.
Umowa SLA powinna również opisywać konsekwencje niedotrzymania poziomu usług. Mogą one obejmować kredyt poziomu usług lub prawo do wypowiedzenia umowy przez klienta. Jednak tego typu konsekwencje rzadko pokrywają rzeczywiste straty poniesione przez klienta. Ponadto funkcje krytyczne dla biznesu powinny być wyraźnie zdefiniowane jako usługi krytyczne. Funkcje te powinny być również określone jako wyzwalacze wypowiedzenia.
Dane adresowe:
AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]